با چک لیست خرید ماهانه سازمانها، اقلام مورد نیاز واحد تدارکات را بهتر مدیریت کنید، از کمبود کالا جلوگیری کنید و با خرید عمده هزینهها را کاهش دهید.
مدیریت خرید در سازمانها نیازمند برنامهریزی دقیق است. بسیاری از شرکتها برای جلوگیری از کمبود کالا، افزایش هزینهها و خریدهای پراکنده، از یک چک لیست خرید ماهانه سازمان استفاده میکنند.
داشتن یک لیست مشخص به واحد تدارکات کمک میکند تا کالاهای مصرفی مجموعه را بهموقع تأمین کرده و با خرید عمده و مدیریت بهتر سفارشها، هزینههای سازمان را کاهش دهد.
چک لیست خرید ماهانه سازمانها
اقلام مورد نیاز هر سازمان با توجه به تعداد کارکنان و نوع فعالیت متفاوت است، اما معمولاً شامل گروههای زیر میشود:
۱. ملزومات اداری و لوازم تحریر
لوازم اداری از اصلیترین کالاهای مصرفی شرکتها هستند و تقریباً در تمام سازمانها استفاده میشوند.
موارد مهم در لیست خرید ماهانه:
خودکار و رواننویس
مداد، پاککن و تراش
ماژیک
استیک نوت
زونکن و کلاسور
پوشه و کاور
طلق و شیرازه
منگنه و سوزن منگنه
چسب، قیچی و کاتر
گیره، کلیپس و لوازم بایگانی
این اقلام باعث میشوند فرآیندهای روزمره اداری بدون وقفه انجام شوند.
برای آشنایی کاملتر با اقلام مورد نیاز محیطهای اداری، میتوانید چک لیست لوازم مورد نیاز دفاتر اداری را نیز مطالعه کنید.
۲. محصولات بهداشتی و نظافتی سازمان
محصولات بهداشتی از جمله کالاهایی هستند که مصرف مداوم دارند و باید بهصورت منظم تأمین شوند.
چک لیست این بخش شامل:
دستمال کاغذی رومیزی، حولهای و توالت
شیشهشوی
جرمگیر و سفیدکننده
پاککننده سطوح
دستمال تنظیف
تی، جارو و فرچه
اسکاچ و ابر
مواد ضدعفونیکننده
خوشبوکننده هوا
۳. اقلام یکبار مصرف و مصرفی آشپزخانه
بخش زیادی از خرید ماهانه سازمانها مربوط به کالاهای مصرفی روزانه است:
ظروف یکبار مصرف
دستکش یکبار مصرف
نایلکس دستهدار
این محصولات معمولاً مصرف بالایی دارند و خرید عمده آنها میتواند به کاهش هزینههای سازمان کمک کند.
۴. اقلام پذیرایی و خوراکی اداری
برای جلسات، پذیرایی کارکنان و مراجعهکنندگان، بسیاری از سازمانها نیاز به تأمین ماهانه اقلام خوراکی دارند:
آب معدنی
دمنوش
شربت و آبمیوه
بیسکویت و تنقلات
شکلات و آبنبات
قند، شکر و نبات
۵. سایر ملزومات مورد نیاز سازمان
برخی کالاها بسته به نیاز هر مجموعه در برنامه خرید قرار میگیرند:
کارتریج و تونر
باتری
فلش مموری
تجهیزات جانبی اداری
نکات مهم برای خرید ماهانه سازمان
برای داشتن یک فرآیند خرید حرفهای بهتر است واحد تدارکات:
قبل از سفارش، موجودی انبار را بررسی کند.
میزان مصرف ماهانه هر کالا را مشخص کند.
خریدهای پراکنده را کاهش دهد.
از تأمینکنندهای استفاده کند که تنوع کالا و امکان خرید عمده داشته باشد.
سفارشها را بهصورت متمرکز مدیریت کند.
تأمین فلات؛ شریک هوشمند تامین سازمانی
انتخاب یک تأمینکننده مطمئن باعث میشود سازمانها زمان کمتری برای خرید صرف کرده و فرآیند تأمین کالا را سادهتر مدیریت کنند.
تامین فلات با ارائه محصولات اداری، بهداشتی، مصرفی و خوراکیهای سازمانی، امکان تأمین کالا برای شرکتها، سازمانها و مجموعههای مختلف را فراهم کرده است.
